در این مطلب به معرفی نکاتی برای موفقیت در مکاتبه با اساتید پرداختیم که یک راهنمای کامل برای کسانی است که دنبال پذیرش دکتری هستند. در واقع اگر برای ادامه تحصیل در مقطع دکترا قصد مهاجرت تحصیلی دارید، احتمالاً شنیده‌اید که باید با استاد راهنما در دانشگاه مقصد مکاتبه کنید. برخلاف مقاطع کارشناسی و کارشناسی ارشد که اغلب پذیرش از طریق سایت دانشگاه انجام می‌شود، در مقطع دکترا همه‌چیز به این بستگی دارد که آیا یک استاد حاضر است با شما کار کند یا نه.
در این مقاله درباره مهم‌ترین نکاتی صحبت می‌کنیم که باید هنگام ایمیل زدن به اساتید رعایت کنید تا شانس خود را برای گرفتن پاسخ مثبت بالا ببرید. پس اگر اولین بار است که برای این موضوع اقدام می‌کنید، یا قبلا اقدام کردید اما جواب مناسبی نگرفتید، این راهنما به شما کمک می‌کند بهتر عمل کنید.
اگر هم برای پیش بردن مراحل مهاجرت خود، به کمک و راهنمایی نیاز دارید، در مرحله اول می‌توانید از طریق لینک زیر نوبت مشاوره رایگان رزرو کنید:
رزرو نوبت مشاوره رایگان مهاجرتی
چرا اصلاً باید به استاد ایمیل بزنیم؟
برای اینکه نکاتی برای موفقیت در مکاتبه با اساتید را بهتر درک کنید، باید با چرایی موضوع آشنایی پیدا کنید. در خیلی از دانشگاه‌ها، به‌خصوص در مقطع دکترا، پذیرش شما فقط در صورتی ممکن است که یک استاد بپذیرد استاد راهنمای‌تان شود. این یعنی قبل از اینکه مدارکتان را برای دانشگاه بفرستید، باید نظر مثبت یک استاد را جلب کنید.
علاوه بر این، اگر دنبال بورسیه یا کمک‌هزینه هستید، این استاد می‌تواند نقش مهمی در حمایت از شما داشته باشد. پس مکاتبه با استاد، فقط یک کار اداری نیست، بلکه یکی از اصلی‌ترین مراحل پذیرش است.
یک ایمیل خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
یک ایمیل حرفه‌ای و مؤثر به استاد معمولاً سه بخش مهم دارد:
- عنوان ایمیل
- متن اصلی ایمیل
- فایل ضمیمه (مثل رزومه) یا لینک‌های تکمیلی
هر کدام از این بخش‌ها باید با دقت نوشته شود تا استاد متوجه شود شما جدی هستید و آمادگی لازم را دارید.
1. عنوان ایمیل: کوچک، ساده، دقیق
در بررسی نکاتی برای موفقیت در مکاتبه با اساتید باید بدانید که اولین چیزی که استاد می‌بیند، عنوان ایمیل است. اگر این عنوان مبهم یا بی‌ربط باشد، احتمال زیادی دارد که ایمیل شما اصلاً باز نشود. بهتر است عنوان‌تان شامل دو چیز باشد:
اینکه دنبال پذیرش در چه مقطعی هستید (مثلاً PhD Applicant)
حوزه تحقیقاتی مورد علاقه‌تان (مثلاً Artificial Intelligence یا Renewable Energy)
چند نمونه عنوان خوب:
Prospective PhD Student – Interested in Renewable Energy
PhD Inquiry – Computer Vision and Deep Learning
Research Collaboration Request – Social Psychology
نکته: از عنوان‌های عمومی یا نامرتبط مثل “Hello”, “Request”, یا “Scholarship” استفاده نکنید.
2. متن ایمیل: خلاصه، مشخص، شخصی‌سازی‌شده
متن ایمیل شما نباید طولانی و پر از جزئیات غیرضروری باشد. یک ایمیل خوب معمولاً بین ۴ تا ۶ جمله دارد و شامل موارد زیر است:
- معرفی کوتاه:
با یک معرفی سریع شروع کنید، چه کسی هستید، چه رشته‌ای خوانده‌اید، کجا تحصیل کرده‌اید. - اشاره به کار استاد و دلیل مکاتبه:
بگویید چرا به این استاد خاص ایمیل زده‌اید. مثلاً مقاله‌ای از او خوانده‌اید؟ یا پروژه خاصی از او برایتان جالب بوده؟این قسمت باید شخصی‌سازی شده باشد. اینکه فقط بنویسید «به کارهای پژوهشی شما علاقه‌مندم» خیلی کلی است. - بیان علاقه‌مندی و تطابق با کار استاد:
در یک جمله ساده نشان دهید که چرا فکر می‌کنید می‌توانید با این استاد همکاری علمی خوبی داشته باشید. - درخواست مشخص:
در نهایت واضح بگویید هدفتان از این ایمیل چیست. مثلاً آیا استاد در حال حاضر دانشجوی دکتری می‌پذیرد؟ آیا امکان دریافت فاند هست؟ - حسن ختام و احترام:
در آخر، مودبانه از وقت استاد تشکر کنید و ایمیل را ببندید.
3. فایل رزومه و لینک‌های مرتبط
خیلی وقت‌ها استادها وقت نمی‌کنند کل رزومه شما را بخوانند، ولی اگر خلاصه‌ای از سوابق‌تان داشته باشید و در ایمیل ضمیمه کنید، احتمال اینکه جدی گرفته شوید خیلی بالاتر می‌رود.
- رزومه (CV)
حتماً رزومه‌تان را به شکل فایل PDF و مرتب ضمیمه ایمیل کنید. بهتر است رزومه بیش از ۲ صفحه نباشد و فقط اطلاعات مهم و مرتبط در آن باشد. - لینک‌ها
اگر مقاله یا پروژه خاصی دارید که می‌خواهید استاد ببیند، لینک آن را هم قرار دهید. همچنین اگر پروفایل Google Scholar یا ResearchGate دارید، آدرسش را در انتهای ایمیل بنویسید.
اگر به دنبال فرصت‌های جدید برای اقدام دکتری هستید، می‌توانید بخش اخبار سایت ما را چک کنید.
اشتباهات رایج و نکاتی برای موفقیت در مکاتبه با اساتید
بعضی اشتباهات باعث می‌شوند حتی یک ایمیل خوب هم نادیده گرفته شود. نکته اولی که اکثر افراد به آن توجه نمی‌کنند، فرستادن ایمیل یکسان به چند استاد همزمان است. عدم شخصی‌سازی ایمیل از مهم‌ترین دلایل ریجکتی شما است. همچنین شما باید از استفاده زیاد از جملات کلیشه‌ای و بدون شخصی‌سازی هم پرهیز کنید.
حتما رزومه خود را به ایمیل ضمیمه کنید، چرا که نداشتن ضمیمه رزومه یا لینک به سوابق علمی نیز منجر می‌شود که ایمیل شما توسط اساتید جدی گرفته نشود.
به خاطر داشته باشید که نوشتن ایمیل خیلی طولانی یا خیلی مبهم هم از عواملی است که شاید باعث شود حتی ایمیل شما خوانده نشود، حتی اگر رزومه خوبی داشته باشید. از طرفی به غلط‌های نگارشی یا گرامری توجه کنید و از زبان ساده، واضح و مؤدب استفاده کنید.
از دیگر عواملی که در مرحله اول ممکن است باعث ریجکتی شما شود، عنوان نامناسب یا بی‌ربط برای ایمیل است. در مرحله اول باید عنوانی دقیق، خلاصه و گویا داشته باشید. همچنین به خاطر داشته باشید که باید از ایمیل رسمی و حرفه‌ای استفاده کنید (نه آدرس‌های فانتزی)
در ضمن ایمیل را در ساعات کاری کشور مقصد بفرستید و اگر بعد از دو هفته پاسخی نگرفتید، یک بار با لحن محترمانه پیگیری کنید. این دو مورد از مهم‌ترین نکاتی برای موفقیت در مکاتبه با اساتید هستند و شانس دیده شدن ایمیل شما را بالاتر می‌برند.
اگر هم برای پیش بردن مراحل مهاجرت خود، به کمک و راهنمایی نیاز دارید، در مرحله اول می‌توانید از طریق لینک زیر نوبت مشاوره رایگان رزرو کنید:
رزرو نوبت مشاوره رایگان مهاجرتی
